4 načina da poboljšate komunikaciju

Iz sasvim različitih razloga u vašem uredu, baš kao i u osobnim odnosima, često dolazi do kratkog spoja u komunikaciji. A učinci loše komunikacije znaju biti zaista grozni. Bilo da je problem u tome što ljudi ne progovaraju o nekim stvarima, ili što ne slušaju pažljivo, evo nekoliko savjeta za prevladavanje ovih komunikacijskih problema:

Komunikacija u uredu Pokušajte malo usporiti
Ako zvučite ubrzano i rastreseno kada nešto govorite, ljudi bi mogli pomisliti da niste zainteresirani ili da se osjećate uvrijeđeno, jer se čini kao da vam oni nisu važni. Ako vam se zaista žuri, pružite osobi kratko objašnjenje kako ste trenutno jako zaposleni, ali kasnije želite porazgovarati, pa vas mogu ponovo kontaktirati ili ćete se vi javiti njima.

Potvrdite da ste na istoj stranici
Čest slučaj su padovi u komunikaciji zbog toga što netko ima krive pretpostavke o nekome ili o nečemu što očekuju da će drugi napraviti i komunikaciji koja se temelji na tim pretpostavkama. Na primjer, šef ili kolega pretpostavljaju kako vi već nešto znate ili kako ćete preuzeti određenu ulogu ili odgovornost, no međutim, vi to ne činite. U tom slučaju, najbolje je tijekom razgovora ili pute e-maila ustvrditi što očekujete da netko čini ili kako vi razumijevate što oni žele da vi učinite. Ako nakon toga oni nešto ne budu razumjeli, trebali bi vam to reći, tako da potvrdite da ste na istoj stranici.

Postavljajte pitanja
Još jedan razlog problema u komunikaciji je taj što netko nešto ne govori ili ne traži pojašnjenje jer ne želi ispasti glup; prilikom pitanja ili objašnjavanja osjeća stid ili neugodnost; želi biti diplomata ne iznoseći predmet koji bi druge mogao dovesti u neugodnu situaciju. Ili možda osoba ne žili priznati kako nije slušala ili nešto nije razumjela, i nada se kako će to kasnije shvatiti. Ovdje treba imati takav pristup da se osoba treba osjećati sasvim sigurno i ugodno dok postavlja pitanja, čak iako ona ili on misli kako bi to trebala znati. Suprotno tome, ako ste u nešto iste sigurni ili vam je nejasno, pitajte. Ako vam šef izgleda nedostupno, pitajte suradnike. Ili pokušajte utvrditi što razumijete i pozovite drugu osobu da zajedno popunite praznine na mjestima koja govore o tome što se od vas očekuje.

Prakticirajte aktivno slušanje
Do loše komunikacije također dolazi i zbog toga što ljudi drugima ne dopuštaju postavljanje pitanja ili sami ne slušaju dovoljno pažljivo. Na primjer, šef svima daje upite što treba raditi, ali ne razumiju svi. Ili, za vrijeme davanja uputa djelatnik ne sluša pozorno. Savjet je provjeriti jesu li svi razumjeli ono što ste upravo objašnjavali i pozvati ih da postavljaju pitanja ukoliko im nešto nije jasno. Drugi pristup je da netko iznese kratak pregled onoga što su shvatili. Isto tako, ako slušate nečije upute, budite mentalno prisutni, tako da zaista razumijete. Na primjer, možete se već zamisliti da radite ono vam druga osoba opisuje. Nakon toga, ako nešto niste sasvim shvatili, pitajte za primjer ili pojašnjenje.